Les Nouvelles de la Boulangerie

À propos des délais de conservation des documents pour les entreprises

Afin de pouvoir répondre à des demandes des administrations, de clients, ou du personnel de l’entreprise, celle-ci doit conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité pendant une durée minimale. Cette dernière varie selon la nature du document et les durées prévues par les textes légaux et réglementaires.

Pour la gestion du personnel

En ce qui concerne les documents liés à la gestion du personnel, la durée de conservation du bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) est de 5 ans. Par contre, le salarié a lui intérêt à conserver le bulletin de paie qui lui a été remis de manière illimitée afin de pouvoir le produire éventuellement lors de son départ en retraite. La conservation du registre unique du personnel est également de 5 ans à partir du départ du salarié.

Les documents liés aux contrats de travail, aux salaires, aux primes, indemnités, soldes de tout compte, aux régimes de retraite, les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail et les déclarations d’accidents du travail auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie doivent être conservés 5 ans. Les documents liés aux charges sociales doivent être conservés 3 ans. Il en est de même pour les documents relatifs à la comptabilisation des  jours de travail des salariés (le personnel d’encadrement) sous convention de forfait.

Enfin les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés doivent être conservés 1 an.

Dans le domaine de la fiscalité

En matière fiscale, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Ainsi, par exemple les éléments concernant les revenus de 2015 déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021. Attention, en cas de fraude fiscale, de travail dissimulé d’absence de déclaration… les délais sont portés à 10 ans.

Comptabilité et documents bancaires

En ce qui concerne les documents comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, bon de commande, de livraison ou de réception, factures fournisseur et client…), le délai de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) et les correspondances commerciales doivent être conservés 5 ans. Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation. Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers doivent être conservés 30 ans.

Pour toute précision complémentaire, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre groupement professionnel départemental.